Guardar archivos en la nube le sirve a empresas grandes, medianas, pequeñas, instituciones, gobierno, estudiantes, profesionales independientes, en fín a todos.

El requisito del almacenamiento en la nube es que sea transparente, es decir que no cambies tu forma de trabajar. Que guardes, muevas, modifiques, borres archivos en la nube de la misma manera que lo hacías antes.

Dropbox y Google Drive son dos servicios de almacenamiento en la nube, que no cambian tu manera de trabajar. Antes guardabas los archivos en directorios específicos en tu computadora o en el servidor de la empresa. Con Dropbox y Google Drive ocurre exactamente lo mismo. Con la única diferencia que el directorio base es otro, si antes era ../Mis Documentos/Mi directorio ahora es ../Dropbox/Mi directorio o ../Google Drive/Mi directorio.

Cada vez que grabes un documento o pulses el botón Guardar este se copiará automáticamente a la nube. Si estas en un lugar sin conexión a Internet, puedes seguir utilizando los archivos como siempre, apenas tengas conexión a Internet los archivos se sincronizarán de manera automática.

Al igual que un directorio compartido en un servidor de la empresa, puedes compartir un directorio de Dropbox y de Google Drive. De esta manera todos los que tienen acceso al directorio pueden grabar, actualizar y borrar archivos.

Hasta aquí almacenar archivos en Dropbox y Google Drive es igual a almacenar archivos en la computadora y un servidor de red. Ahora vienen las ventajas:

La copia de seguridad (respaldo) de tus archivos es automática en Dropbox y Google Drive. Si se arruina el disco de tu computadora, por fallo físico o por un virus por ejemplo, tienes la copia en la nube. Una vez que tengas una nueva computadora o que repares la que tenías, basta con conectarte al servicio de almacenamiento en la nube y tendrás tus archivos de vuelta.

Dropbox y Google Drive llegan más allá, si accidentalmente borras un archivo, o lo que es peor reemplazas el contenido del archivo con otra cosa, puedes examinar las versiones anteriores del archivo y restaurar las que quieras. Ambos servicios mantienen las versiones de tus archivos por 30 días.

¿Tienes una tableta Android o un iPad y quieres revisar una presentación? De la manera tradicional necesitas copiar el archivo a la tableta para poder accederlo. Si usas Dropbox puedes ver los archivos almacenados en tu cuenta en la nube, incluyendo los que otros compartieron contigo tanto en tabletas y teléfonos Android como en el iPad, iPhone e iPod Touch. Con Google Drive por el momento sólo puedes hacer esto en dispositivos Android.

Al igual que con tu computadora y el acceso a la red de tu oficina si esta está adecuadamente protegida es muy difícil que te roben tus archivos. Si mantienes el mismo nivel de protección con las computadoras de los usuarios de Dropbox de tu organización y equipo de trabajo, la seguridad es la misma. Sólo los que tienen acceso a tu computadora podrán ver tus archivos en Dropbox. Claro está que si tu contraseña es el nombre de tu pareja, la placa de tu auto o el número de teléfono de tu mamá, un hacker podrá acceder a tus archivos en Dropbox al igual que lo hace con tu computadora. 

Si permites que un virus o Netboot se instale en tu computadora, este tiene acceso a tus archivos independientemente de que si están en la nube o únicamente en tu disco duro. El almacenamiento en la nube te ofrece una ventaja: si el virus borra tu disco duro, todavía tienes una copia en la nube.

Dropbox y Google Drive son fáciles de usar. El libro Aprovechando Gmail y Google Apps te permitirá explotar Dropbox en menos tiempo y sacarle mayor provecho. Adicionalmente el libro te explica cuáles son los riesgos de utilizar servicios en Internet, incluyendo almacenamiento en la nube, correo electrónico y redes sociales. El libro te explica cómo puedes evitar estos riesgos y disfrutarlos de manera segura.