Por: Marcel Guzmán de Rojas Wenser

Las organizaciones pueden elegir instalar su propia infraestructura informática para manejar el correo electrónico o pueden contratar el servicio de Google Apps, por ejemplo.

Manejar una infraestructura propia de correo electrónico implica:

Manejar el correo electrónico de una organización mediante un servicio en la “nube” como Google Apps implica:

Las ventajas de contratar servicios en la nube son evidentes:

Usar Google Apps tiene una ventaja adicional, el correo basura debe ser recibido por el servidor de correo antes de poder ser procesado y eliminado. La recepción de correo basura para organizaciones grandes consume considerable ancho de banda de Internet. Cuando se delega el servicio la organización sólo consume ancho de banda para el correo legítimo. Esto es una ventaja en países donde todavía la provisión de ancho de banda es limitado.

Si además se opta por usar la interfáz de navegador de Gmail, en lugar de acceder la cuenta Gmail mediante un cliente de correo como Outlook o Apple Mail, el uso del ancho de banda se limita a lo que el usuario ve y se evita la transmisión de datos para archivos anexos que nunca se abren y correos que no se ven.

Google Apps ofrece ventajas adicionales, por ejemplo el acceso al correo mediante dispositivos móviles Android, iPhone y Blackberry, sin necesidad de configuración adicional en los servidores ni licencias para versiones móviles de la plataforma de correo electrónico.

Ahora, algunos dirán que es más seguro tener control físico de los servidores de correo electrónico que tenerlos perdidos en algún lugar de la nube.

En ambos casos, infraestructura propia y en la nube, el acceso al correo electrónico se realiza mediante la dirección de correo electrónico y la contraseña. El que sabe la combinación de ambos accederá la cuenta de correo electrónico del usuario. El que sabe el usuario y contraseña del administrador podrá administrar el dominio.

En resumen: El uso de servicios en la nube no sólo es más barato que los servicios equivalentes por infraestructura propia, es más sencillo de operar, más confiable e igualmente seguro.

El libro Aprovechando Gmail y Google Apps explica como utilizar Gmail en una organización, incluyendo buenas prácticas de manejo del correo electrónico, agenda de contactos y calendario. El libro también expone buenas prácticas de seguridad que son válidas tanto para servicios en la nube como para infraestructura propia. Finalmente el libro explica cómo usar otros componentes de la infraestructura de Google Apps, como ser los documentos, los sitios, las conferencias, y aplicaciones como Dropbox y Evernote que son ventajas adicionales de servicios en la nube.

El autor también ofrece seminarios para capacitar al personal y consultoría para implantar Google Apps en organizaciones.