Por: Marcel Guzmán de Rojas Wesner

Las fases de revisión no se pueden realizar en paralelo, pues esto implica correcciones al documento que pueden afectar el mismo párrafo por equipos de trabajo distintos. El que revisa la concordancia legal de un decreto por ejemplo, corre el riesgo de que el revisor político cambie la misma parte del documento. Esto implica que se tienen que realizar múltiples ciclos de revisión por los diferentes especialistas evaluando los cambios que cada quién hace. La revisión también requiere especialistas que frecuentemente no están en la misma oficina, lo que complica el problema pues es necesario enviar el documento por correo electrónico a los revisores, lo que multiplica el número de versiones del documento y el trabajo de consolidación de cambios.

Otro problema, que se produce con cierta frecuencia con los acuerdos políticos, es que cambios acordados se omiten accidentalmente. La omisión accidental es producto de que muchas personas trabajan en el documento y al momento de consolidar las diferentes versiones se sobrescriben partes de versiones antiguas sobre las nuevas.

Todos hemos vivido este flujo de trabajo junto a sus problemas. Estos problemas se pueden evitar con un ambiente colaborativo de edición de documentos.

Existen herramientas de edición colaborativa de documentos que permiten acortar los ciclos de revisión, eliminar el trabajo de consolidación y aumentar la calidad del documento mediante discusiones integradas al documento.

Google Docs, por ejemplo, permite crear un único documento y compartirlo con el equipo de trabajo en cada fase. En la fase de edición, el líder del documento puede crear la tabla de contenido y asignar secciones a cada miembro del equipo. Los miembros del equipo pueden trabajar en el documento al mismo tiempo, en tiempo real. Es decir pueden ver lo que los otros miembros escriben mientras están redactando el documento. Esto presenta una ventaja, uno puede escribir de manera concordante con los demás y advertir sobre inconsistencias y errores de manera temprana.

En la etapa de revisión, por lo general la más complicada, el equipo de revisores puede editar el documento, iniciar discusiones sobre el contenido, marcar partes del documento al mismo tiempo. Un usuario, puede por ejemplo marcar una parte de un párrafo y añadir una nota en la que pide a otros su opinión política, legal, técnica, etc.

Usando Google Docs, los miembros del equipo pueden estar en ciudades distintas y aún así colaborar al mismo tiempo. Esto no solo ahorra costos de viaje, esto ahorra muchas horas de vuelo y espera en los aeropuertos a los especialistas. Muchos especialistas pasan más del 30% de su tiempo en salas de espera y aeropuertos, se los ve hablando por teléfono y buscando un enchufe para sus computadoras. Esta es definitivamente una manera ineficiente del uso del tiempo de especialistas.

En NEOTEC producimos documentos que requieren del concurso de un equipo de especialistas y de nuestros clientes permanentemente. Producimos políticas de persecución penal, manuales de procedimientos, evaluaciones, informes, etc. Estos documentos requieren la participación de fiscales, jueces, policías, abogados, ingenieros y otros especialistas. Juntarlos en un mismo lugar es costoso, ineficiente y toma mucho tiempo encontrar unos días donde todos estamos disponibles en la misma ciudad.

En lugar de buscar las tradicionales reuniones presenciales, creamos un documento con Google Docs y lo compartimos con los involucrados. Luego convocamos una reunión mediante un Hangout de Google+ o una conferencia Skype, en la cual todos podemos hablar y mirar el documento en nuestras computadoras al mismo tiempo. Aquellos que no pudieron participar, pueden ver la minuta de la reunión en el calendario y pueden ver las anotaciones en el documento.

Las ventajas de esta metodología son:

1. El tiempo de redacción se reduce a la mitad.
2. La calidad de primer borrador es significativamente superior y tiene menos defectos de concordancia e inconsistencia.
3. El tiempo de revisión se reduce a menos de la mitad.
4. Las discusiones de revisión se guardan que sirven para documentar por qué se tomaron decisiones.
5. Los costos de producción del documento se reducen a menos de la tercera parte, considerando ahorros en tiempos improductivos de los consultores y costos de viaje.
6. El número de reuniones virtuales es menor al de las presenciales bajo el método tradicional.
7. El número de reuniones presenciales es mínimo.
8. Los participantes están más prestos a colaborar, pues pueden elegir el momento que más les conviene para trabajar en el documento, en lugar de tener que asistir a reuniones.
9. Los reclamos debido a la omisión de cambios que accidentalmente se dejaron fuera desaparecen. 

Es necesario capacitar al equipo de trabajo en el uso de las herramientas y la metodología, para obtener los resultados buscados de manera consistente, ahorrar tiempo en la implantación de la metodología así como evitar errores producto de la experimentación. También ofrezco seminarios personalizados sobre colaboración con Google Docs y otras herramientas que permitirán mejorar la eficiencia y eficacia de tu organización.
Aprender a usar Google Docs es fácil. Puedes intentarlo experimentando y buscando consejos en la Red. También puedes comprar mi libro Aprovechando Gmail y Google Apps, en el que dedico varias secciones a Google Docs y al trabajo colaborativo.

Próximamente publicaré un artículo comparando la seguridad de la información entre un entorno corporativo tradicional y otro basado en servicios en la Red.