Buenas prácticas de chat en el trabajo

publicado a la‎(s)‎ 14 jun 2016 13:39 por Marcel Guzmán de Rojas Wesner
Las herramientas de chat como WhatsApp, Skype, GMail chat, Facebook chat, SMS, etc., son excelentes herramientas de comunicación. El problema es que pueden ser causa de disminución de la productividad y problemas de atención.

Cuando recibimos un mensaje instantáneo este produce inevitablemente una interrupción en nuestra atención. A no ser que estemos aburridos y perdiendo el tiempo en Facebook, juegos, etc. (procastinando), la notificación producirá una distracción de lo que estamos concentrados. Indudablemente una corta y oportuna respuesta mejorará la productividad del equipo a costa de una disminución en la productividad personal. Entonces apliquemos normas de chat que minimicen la disminución de la productividad:

1) Cuando escribimos un mensaje este debe ser concreto y completo. Un sólo mensaje con el asunto completo que queremos tratar. No se debe pulsar Enter o Enviar cada pocas palabras. Escribe un párrafo y pulsa Enter. De esta manera la persona que recibe el mensaje, puede dedicarle una (1) interrupción al asunto. 
Si se envía el mensaje por segmentos, se interrumpirá al receptor varias veces en lugar de una. No se debe asumir que el receptor está en modo chat y esperando tranquilamente a que le llegue el mensaje a medida de que se envían frases y palabras. Cuando se busca la atención completa del receptor es mucho más eficiente una llamada telefónica. Con el chat se busca obtener brevemente la atención del receptor.

2) La etiqueta en una conversación telefónica incluye saludar, despedirse y dar las gracias. Esta etiqueta en el chat interrumpe la concentración de alguien que está trabajando y por lo general es más molesta que grata. Puedes realizar un chat diciendo "¡Hola! ¿Me puedes ayudar con este asunto? Se trata de .... qué camino sugieres que tome?" Todo en un único mensaje, pulsando la tecla Enter una sola vez. Puedes acordar con el receptor dar las gracias por adelantado, por lo general el receptor lo apreciará.

3) La ventaja de escribir:  Escribir pocas palabras requiere un impulso, no requiere reflexionar lo que se busca y lo que se espera. En los chats con muchos mensajes breves se logra transmitir el mensaje mediante muchos "impulsos", preguntas y respuestas. Cuando se escribe un párrafo es necesario reflexionar qué se busca del receptor y qué información necesita el receptor para responder. Esta forma de comunicación reflexiva en lugar de impulsiva tiene ventajas para ambas partes, el que busca tiene claro lo que necesita, el que responde tiene claro lo que debe responder.

4) El chat ideal tiene 1 mensaje (Enter) de pregunta y 1 mensaje de respuesta.

Adoptar estas sencillas buenas prácticas en el chat, al menos en el ámbito profesional, aumenta la productividad y satisfacción de las partes. Los chats llenos de mensajes cortos reducen la productividad y suelen ser tediosos.

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