Optimización del Trababajo

Hoy, las organizaciones que utilizan herramientas de colaboración electrónica son más eficaces, eficientes y poseen ventajas competitivas. GUZRAL ofrece servicios de ingeniería de procesos, capacitación e implantación de soluciones de colaboración electrónica produciendo resultados en poco tiempo.

Un entorno de colaboración electrónica ofrece: 
  1. Reducir costos mediante la asignación estratégica del trabajo y minimización de viajes. 
  2. Aumentar la calidad del trabajo mediante el acceso global al talento, procedimientos de trabajo y revisión y una efectiva estrategia de comunicaciones. 
  3. Reducir el tiempo de la realización del trabajo mediante el acceso oportuno al equipo de trabajo.
En un ambiente colaborativo se aprovecha el talento de la persona más adecuada para realizar la tarea en el momento más conveniente para el equipo de trabajo, generando beneficios en costos, calidad y tiempo.

Los viajes, tanto locales como nacionales e internacionales son una importante fuente de “tiempos muertos”, es decir tiempo en el que el personal no es productivo. Los viajes también encarecen las reuniones y sesiones de trabajo, pues es necesario considerar los “tiempos muertos” en que los integrantes del equipo no están disponible.

Las herramientas de colaboración electrónica ofrecen:
  1. Conferencias virtuales.
  2. Acceso y almacenamiento de documentos de trabajo, incluyendo acceso simultaneo y acceso desde cualquier lugar.
  3. Herramientas para la gestión del conocimiento.
  4. Herramientas para comunicación
  5. Herramientas para la coordinación del trabajo.
Estas herramientas las ofrecen varios proveedores e incluyen desde correo electrónico y calendario hasta portales y almacenamiento en la nube. Muchas organizaciones ya cuentan con las herramientas individuales, sin embargo no gozan de los beneficios de un entorno de colaboración.

Un entorno de colaboración eficaz y eficiente incluye herramientas, procedimientos y cultura. GUZRAL ofrece el desarrollo estratégico de procedimientos, de la cultura de colaboración y la capacitación e implantación de herramientas de colaboración electrónica para las organizaciones.

El proyecto de optimización del trabajo es realizado por GUZRAL con metodología basada en Six Sigma, mediante ciclos (DMAIC) de mejora continua:
  1. Análisis de las situación actual e identificación de oportunidades de mejora.
  2. Desarrollo de un plan de optimización del trabajo y métricas de medición.
  3. Implantación de optimizaciones y capacitación.
  4. Control de la implantación de mejoras y su impacto.
Metodología basada en Six Sigma, ciclos DMAIC, mejora continua, continuos de mejora global.

Los proyectos de optimización del trabajo en equipo son realizados por consultores que tienen más de 5 años de experiencia en colaboración electrónica, ingeniería de procesos e internacionalización.

Herramientas para la Optimización del Trabajo en Equipo

Utilizar servicios en la nube significa utilizar recursos informáticos que están siempre disponibles y no requieren costos de infraestructura informática incluyendo, personal, hardware y software. Varios de estos servicios ofrecen mayor seguridad de acceso, confidencialidad y disponibilidad que los servicios de correo electrónico y almacenamiento de archivos en infraestructura propia.

Las organizaciones que preparan documentos en equipos de trabajo se benefician utilizando herramientas que permiten la edición simultánea de documentos a través de la nube. Producir documentos, hojas de cálculo, presentaciones, etc. en reuniones virtuales es más eficiente y eficaz que mediante reuniones presenciales. El equipo de trabajo ahorra costos de viaje y es más fácil coordinar una reunión de trabajo cuando no se tiene considerar los tiempos de viaje.

Las organizaciones tienen procedimientos que se actualizan permanentemente y deben ser seguidos por sus integrantes. Las organizaciones exitosas cuentan con bibliotecas de manuales, leyes, proyectos y un eficaz mecanismo de comunicación de las novedades.

Las conferencias virtuales que combinadas con acceso simultáneo a documentos, almacenamiento de documentos en la nube permiten que las personas mas indicadas para el trabajo participen en la reunión.

Desarrollo de Procedimientos y Mejores Prácticas

El desarrollo de mejores prácticas de colaboración electrónica persigue tres objetivos:
  1. Aprovechar eficientemente las herramientas de colaboración electrónica, incluyendo conferencias virtuales, edición simultánea de documentos y almacenamiento de información en la nube.
  2. Producir soluciones de colaboración de utilidad real e inmediata durante la ejecución del proyecto, incluyendo:
    1. Sitios de bibliotecas.
    2. Sitios para proyectos.
    3. Implantación de métodos eficientes para la elaboración, revisión, edición, aprobación, publicación y archivo de documentos.
    4. Estándares de documentación y comunicación.
  3. Educar sobre los riesgos en el uso de Internet y aplicaciones en la nube e implantar buenas prácticas para evitar el acceso no autorizado, la usurpación de identidad y la pérdida de información.
Desarrollo de Aptitudes de Colabora
ción Electrónica

Al comenzar el proyecto de colaboración se determinan las necesidades de la organización y se identifican las oportunidades de mejora. También se realiza una encuesta sobre aptitudes de colaboración e informática a los participantes con el objeto de producir un plan de capacitación.
El desarrollo de aptitudes de colaboración electrónica puede incluir:
  1. Buenas prácticas en el manejo del correo electrónico, incluyendo acceso en dispositivos móviles, confidencialidad y seguridad.
  2. Autenticación de cuentas en dos pasos.
  3. Organización y documentación de reuniones.
  4. Buenas prácticas de conferencias y comunicación instantánea.
  5. Gestión del conocimiento en sitios.
  6. Gestión de bibliotecas en sitios.
  7. Manejo de proyectos con sitios.
  8. Estrategias para el flujo de trabajo de documentos.
  9. Buenas prácticas para la preparación de documentos.
  10. Buenas prácticas para la preparación y realización de presentaciones.
  11. Hojas de cálculo, estadísticas y tablas dinámicas.
  12. Manejo de repositorios compartidos de datos en la nube.
  13. Manejo de notas compartidas en la nube.
  14. Buenas prácticas de uso del navegador.
  15. Prácticas esenciales de seguridad informática.
  16. Mecanismos de comunicación para la organización.
  17. Gestión de comunicaciones para proyectos.
  18. Manejo de contactos y directorios de la organización y proyectos.
GUZRAL ofrece este servicio bajo la plataforma de colaboración de Google Apps y también de Microsoft. Contacta a Marcel Guzmán de Rojas Wesner en marcel@guzral.com para diseñar un proyecto a la medida de las necesidades de tu organización.